이 시험 [제3작업]에 출제된 "부분합" 문제 풀이를 진행하겠습니다. "부분합" 기능은 말 그대로 작성된 표에 일부분을 묶어 합계를 반환하는 기능입니다. 하지만 여기서 "합"은 오직 합계(SUM)만을 의미하는 것은 아니고 통계(평균, 개수, 최대값, 최소값, ...)를 통칭하는 개념입니다. "부분합" 기능을 사용하기 위해선 반드시 선행돼야 하는 작업이 있습니다. "부분합"이란 말 자체에도 힌트가 있는데, "부분"입니다. 보통 한 개를 "부분"이라 하지 않죠. 2개 이상은 돼야 "부분"이라 합니다. 즉 부분이라는 말 자체가 뭔가 공통점이 있는 녀석을 묶는다는 것인데 바로 그렇게 공통 사항을 묶는 기능이 엑셀에서는 "정렬"이었죠. 그래서 자동 "부분합" 기능을 사용하기 전에는 반드시 "정렬"이 선행돼야 합니다.
사실 부분합 기능을 제대로 이해하시려면 "그룹과 개요"의 개념을 파악하시는 것이 좋습니다. 그러고 나서 "부분합"을 보시면 이 녀석이 왜 필요한지 알기 쉽습니다. [제3작업] "정렬 및 부분합"의 두 번째 ≪조건≫이 "개요"를 지우는 것이니, 그것을 위해서라도 알아두시는 편이 좋겠습니다. "그룹과 개요"를 모르시는 분들은 아래 강좌를 확인하시고 돌아오시길 바랍니다.
"그룹과 개요"가 무엇인지 알았다면 "부분합"이 무엇인지는 자연스럽게 아셨을 것으로 생각합니다. 하지만 자동 "부분합" 기능을 사용하기 위해선 몇 가지 조건이 필요하고 이 기능의 한계도 있습니다. 자세한 사항은 아래 두 강좌를 보시고 개념 정리를 하시길 바랍니다.
위 강좌들로 각 기능의 개념을 아셨을 것으로 생각하고 문제 풀이를 진행하겠습니다. 문제지를 보면, 일단 [제3작업] 시트부터 준비해야겠습니다.
이 작업은 이미 [제2작업] 시트의 준비 과정으로 진행했습니다. 어렵다면 아래 강좌를 참고해 진행해 주세요.
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이제 본격적인 문제의 ≪조건≫을 확인하겠습니다.
문제지의 ≪조건≫은 3가지이지만 세분하면 위 그림처럼 4가지 단계로 구분할 수 있습니다. 각 단계별로 진행하겠습니다.
1. 정렬
처음 해야 할 것은 계속 말씀드렸지만 "부분합"의 선행 작업인 "정렬"입니다. 정렬은 어떤 항목이 기준인지를 찾고, 어떤 방식으로 정렬되었는지 파악해야 합니다. 그러려면 일단 먼저 ≪출력형태≫에서 셀 값인 동일한 부분을 찾아야겠죠. ≪출력형태≫에서 셀 값이 동일한 부분은 "취미용, 촬영용, 산업용"입니다. 즉 정렬 기준은 "종류" 항목인 것이죠. 다음 정렬 방식(오름차순, 내림차순)을 확인하셔야 합니다. "취미용, 촬영용, 산업용" 순서이니 "ㅎ~ㄱ" 순서인 것이고 "텍스트 내림차순"이란 얘기입니다.
- 정렬 기준인 "종류" 항목의 아무 셀이나 클릭하여 선택합니다.
- "홈 탭 > 정렬 및 필터 > 텍스트 내림차순"을 클릭합니다.
결과, 그림처럼 간단하게 ≪출력형태≫대로 종류별 내림차순 정렬됩니다.
그런데 간혹 시험에는 내림차순이나 오름차순으로 정렬할 수 없는 형태로 출제되기도 합니다. 가령 ≪출력형태≫가 "촬영용, 취미용, 산업용" 순이라면 내림차순 또는 오름차순 정렬로는 ≪출력형태≫로 만들 수 없습니다. 이런 경우는 어쩔 수 없이 "사용자 지정 정렬"을 통해야 하고 정렬 방식은 "사용자 지정 목록"을 만들어서 진행해야 합니다. 이 방법을 아래 강좌에 자세히 소개했으니 참고하시길 바랍니다.
2. 부분합
부분합 준비는 끝났습니다. 이제 ≪조건≫대로 부분합을 작성하면 되지만 여기서 순서는 좀 주의하셔야 합니다. 시험에서 부분합은 항상 2개를 작성하도록 출제됩니다. 이 시험에서는 "모델명의 개수"와 "판매수량 평균"이 출제되었네요. 자동 부분합 기능은 부분합 행을 기준으로 같은 함수로만 작성할 수 있습니다. 즉 "개수"와 "평균"은 동일행에 반환할 수 없습니다. "개수" 따로 "평균" 따로 만들어야 합니다. 2번 만들어야 한다는 얘기입니다. 그런데 이때 행별로 만들어지는 부분합은 나중에 만들어진 부분합이 먼저 만들어진 부분합 행 위로 추가됩니다. 즉 ≪조건≫에 나온 순서가 아니라 ≪출력형태≫를 보고 무엇을 먼저 부분합으로 만들지를 판단해야 한다는 것이죠.
이 시험의 ≪출력형태≫를 보면 "취미용 평균" 아래로 "취미용 개수"가 나왔습니다. 그렇다면 먼저 부분합을 반환한 것은 "~ 개수"이고 나중에 반환한 것이 "~ 평균"인 것입니다. 이 시험 ≪조건≫에서는 "~ 개수"를 먼저하고 "~ 평균"을 나중에 하도록 출제되었으니 이 시험에서는 상관없습니다. 하지만 간혹 ≪조건≫의 순서를 바꾸기도 합니다. 가령 "판매수량 평균과 모델명 개수를 구하시오."라고 출제될 수도 있다는 것이죠. 그런 경우 ≪조건≫의 순서로 하면 ≪출력형태≫의 순서와 달라집니다. 결과물은 항상 ≪출력형태≫가 기준입니다. ≪출력형태≫를 보고 무엇을 먼저 부분합으로 반환할지 결정하셔야 합니다. 주의하시길 바랍니다.
≪출력형태≫로 먼저 진행할 부분합이 "모델명의 개수"란 것을 확인했으니 이것 먼저 자동 "부분합" 기능으로 만들겠습니다. 방법은 매우 간단합니다.
- 표에서 아무 셀이나 선택된 상태에서 "데이터 탭 > 부분합"을 클릭합니다. ⇒ 표가 전체 선택되고 "부분합" 대화상자가 나옵니다.
- "그룹화할 항목"은 정렬을 통해 같은 셀 값으로 묶은 항목입니다. "종류"로 변경합니다.
- "사용할 함수"는 "그룹화할 항목"에서 묶은 데이터에 적용하려는 함수입니다. "개수"로 변경합니다.
- "부분합 계산 항목"은 "그룹화할 항목"에서 묶은 데이터 중 "사용할 함수"를 적용할 항목입니다. "모델명"의 개수만 필요하니 "모델명"만 체크하고 나머지는 체크 해제합니다.
- 최종 확인 버튼을 클릭합니다.
결과, 그림처럼 정렬된 항목의 데이터별로 부분합이 자동 생성되고, 그 데이터별 그룹이 만들어지며 개요도 나타나게 됩니다.
이제 다시 두 번째 부분합(판매수량의 평균)을 반환합니다. 거의 유사한 방법입니다.
- 표에서 아무 셀이나 선택된 상태에서 "데이터 탭 > 부분합"을 클릭합니다. ⇒ 표가 전체 선택되고 "부분합" 대화상자가 나옵니다.
- "그룹화할 항목"은 이미 정렬을 통해 같은 셀 값으로 묶은 상태(종류)입니다. 확인만 합니다.
- "사용할 함수"는 이번엔 평균을 구해야 하니 "평균"으로 변경합니다.
- "부분합 계산 항목"은 "그룹화할 항목"에서 묶은 데이터 중 "사용할 함수"를 적용할 항목인 "판매수량"이 되겠죠. "판매수량"만 체크하고 나머지는 체크 해제합니다.
- 이부분이 기존과 다른 점입니다. 주의해 주세요. "새로운 값으로 대치"가 기본으로 체크되어 있는데 그대로 진행하면, 원래 만들어져 있던 부분합(모델명 개수)을 지우고 대체됩니다. 새로 추가할 것이니 반드시 "새로운 값으로 대치"에 체크를 해제하셔야 합니다.
- 최종 확인 버튼을 클릭합니다.
결과, 그림처럼 판매 수량 평균이 부분합으로 추가 생성되고 그에 따라 개요에도 새로운 수준(3)이 추가됩니다. 이때 원래 3수준이 4수준으로 변경된 것도 확인할 수 있습니다.
3. 개요 지우기
만약 실무에서라면 개요는 지우지 않고 사용하는 것이 좋겠죠. "수준 단축 단추"와 "표시/숨기기 단추"로 원하는 항목만 간편하게 볼 수 있게 해주니 사용하는 편이 좋습니다. "수준 단축 단추"와 "표시/숨기기 단추"를 잘 모르신다면 이 강좌 초반에 링크한 "그룹과 개요" 강좌편을 참고하시길 바랍니다.
하지만 시험에 ≪조건≫에서는 지우라고 출제되었으니 지우겠습니다.
그림처럼 "데이터 탭 > 그룹 해제 > 개요 지우기"를 클릭합니다.
결과, 개요가 지워지고 시험지 ≪출력형태≫와 거의 동일하게 만들어졌습니다.
4. 표의 너비 조정
"나머지 사항은 ≪출력형태≫에 맞게 작성하시오."라는 ≪조건≫을 처리할 순서입니다. 사실 위 표에서는 특별히 조정할 필요는 없어 보입니다. 하지만 만약 위 표 E 열의 너비가 좁다면 만들어진 부분합 셀의 내용("~ 평균", "~개수")이 다음 셀로 넘어갈 수 있습니다.
위 그림처럼 보이는 경우입니다. 부분합 셀의 내용이 길어지니 다음 셀로 내용이 넘친 경우입니다.
보기 좋지 않으니 E 열의 너비를 넓히라는 문제입니다.
그림처럼 열 머리글에서 E 열의 우측 경계를 클릭 드래그하여 부분합 셀의 명칭이 모두 나오도록 넓혀줍니다.
물론, 이미 부분합 셀의 명칭이 모두 나오고 시험지의 ≪출력형태≫와 유사해 보인다면 굳이 조정할 필요는 없습니다. 그렇지 않은 위 같은 경우만 처리하시면 되겠습니다.
이것으로 ITQ 엑셀 [제3작업] "정렬 및 부분합"을 마칩니다.
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