이번엔 엑셀의 그룹 기능에 대해 알아보겠습니다. 먼저 말씀드리면 저는 이 기능을 많이 사용하진 않습니다. 일반적으로 이 기능은 다소 복잡하게 만들어진 보고서형 표에서 통계치를 쉽게 보기 위해 사용하는데, 그런 복잡한 표를 수작업으로 만드는 것 자체가 너무 귀찮기 때문입니다. 보통 보고서형 표는 앞으로 다룰 "피벗 테이블"이란 것으로 만듭니다. 그런데 "피벗 테이블"로 보고서형 표를 만들면 자동으로 그룹 기능을 사용할 수 있게 됩니다. 굳이 이 기능을 사용할 이유가 없는 것이죠. 물론 "피벗 테이블"에서만 사용하는 기능은 아니고 다른 목적으로도 사용하니, 개념적인 정리는 필요하겠습니다.
예제 파일을 보면,
다소 복잡해 보이는 표입니다. 레코드와 레이블로 만들어진 데이터베이스형 표는 아니고 열과 행을 여러 형태로 구분한 보고서형 표입니다.
이런 표를 직접 입력해서 수작업으로 만드는 것은 엄청난 시간과 노력이 필요합니다. 하지만, 이 표를 만들기 위한 자료가 데이터베이스형 표로 이미 있다면, "피벗 테이블" 기능을 이용해 클릭과 클릭 드래그 몇 번으로 동일한 구조를 만들 수 있습니다. 앞으로 나올 "피벗 테이블"은 꼭 익혀두시길 바랍니다.
어쨌든 지금 당장 "피벗 테이블"을 만들 것은 아니고, 그룹 기능을 알아보는 것이니 위의 표를 많은 노력으로 만들었다고 가정하고 출발하겠습니다.
먼저 레이블을 보면 연도별, 분기별 합계의 구조로 나뉘어 있습니다. 화면을 축소해서 위의 모습이지만 확대하면 한 화면으로 보기 힘든 형태입니다. 이때 굳이 분기별 통계는 보고 싶지 않다면 분기별 항목을 숨기기 하면 됩니다. 숨기기 기능은 이미 많이 알아보았죠. 혹시 모르신다면 아래 강좌를 클릭해서 확인하시고 돌아오시길 바랍니다.
그런데 "숨기기" 기능을 사용하면 언젠가는 "숨기기 취소" 기능을 사용하여 다시 보이게 할 것입니다. 지금의 경우는 "2018년, 2019년, 2020년"이니 "숨기기"를 할 때도 총 3번 "숨기기 취소"를 할 때도 총 3번씩 해야 하겠죠. 그나마 지금은 3년이니 3번씩만 하면 되지만 한 10년쯤 되면 10번씩 해야 합니다. 여간 번거로운 것이 아니죠. 이런 경우 이렇게 숨길 영역을 하나의 묶음으로 처리하면 매우 간단히 관리할 수 있습니다. 이렇게 특정 영역을 묶음으로 처리하는 기능이 "그룹"입니다.
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"그룹"을 만들어 보겠습니다.
- 묶음으로 처리할 열을 열 머리글에서 클릭 드래그하여 선택합니다.
- "데이터 탭 > 그룹"을 클릭합니다.
결과, 그림처럼 행 머리글 위로 그룹을 관리하는 영역이 생깁니다. 이 영역을 "개요"라 합니다. 개요 안에는 3가지 요소가 있습니다. 가장 처음에 나오는 숫자 모양 버튼이 "수준 단축 단추", 묶음 처리한 영역을 선으로 표시한 "개요 선", 그리고 개요 선과 연결된 "표시/숨기기 단추"가 있습니다. 역할은 무시하시고 일단은 확인만 해주세요.
다음, 2019년, 2020년도 동일한 방법으로 그룹을 만들어 줍니다. 이건 직접 해보세요. 결과,
위 그림처럼 연도별로 분기들이 묶이고 "개요 선과 표시/숨기기 단추"가 3부분으로 생깁니다.
모습만 봐도 대략 어떤 역할을 할지 아시겠죠. "표시/숨기기 단추"를 클릭하시면 해당 연도의 분기를 숨길 수 있습니다. 숨겨지면 "개요 선"은 안 보이고 "표시/숨기기 단추"가
모양에서
모양으로 바뀝니다. 다시 보이게 하려면
모양 단추를 클릭하면 됩니다. 간단하죠.
이렇게 진행하면 숨기기를 하기 위해 열 머리에서 범위를 선택하고 우클릭하는 단계는 건너뛸 수 있게 됩니다. 이게 "표시/숨기기 단추"의 기능이죠.
다음 "수준 단축 단추"의 기능을 보겠습니다. "표시/숨기기 단추"만 사용하여 연도별 총합계만 보려면 어쨌든 최소 3번은 클릭해야 합니다. 10년 치를 묶었다면 역시 10번은 클릭해야겠죠. 귀찮으니 한꺼번에 처리하고 싶습니다. 이때 사용하는 것이 "수준 단축 단추"입니다. "수준 단축 단추" 1을 눌러 보세요.
결과 그림처럼 1수준에 있던 모든 그룹이 축소됩니다. 이제는 연도별 합계만 통계로 볼 수 있게 되었습니다. 역시 간단합니다.
"표시/숨기기 단추"는 각 그룹을 숨겼다 보이게 했습니다. 그렇다면, 다시 "수준 단축 단추" 1도 클릭하면 분기를 모두 보이게 할 것 같습니다. 눌러 보세요.
반응하지 않죠. 얘를 왜 "단축"이라고 하는지 아셨겠죠. "수준 단축 단추"는 동일 수준의 그룹들을 모두 "숨기기"만 합니다. 보이게 처리하지 않습니다. 이 경우 숨겼던 수준(1수준)을 보이게 하기 위해선 그 하위 수준의 "수준 단축 단추"를 클릭해야 합니다. 지금은 2입니다. "수준 단축 단추" 2를 클릭해 주세요.
결과, 숨겼던 1수준 그룹들이 모두 보이게 됩니다. 2수준에는 그룹으로 묶인 것이 없으니 감출 것도 없어서 모두가 표시 되는 것입니다.
다음, 연도별 통계를 확인했으니 전체 통계만도 보겠습니다. 그럼, 총합계만 보면 되겠죠. 나머지는 필요 없습니다. 마찬가지, 숨기고 싶은 열을 그룹으로 만들고 "표시/숨기기 단추"를 이용하면 간단하게 처리할 수 있습니다.
- 묶음으로 처리할 열(숨기고 싶은 열)을 열 머리글에서 클릭 드래그하여 선택합니다.
- "데이터 탭 > 그룹"을 클릭합니다. ⇒ "개요 선과 표시/숨기기 단추"가 원래의 수준 위로 추가됩니다.
- 새 수준이 추가되면서 수준 번호도 바뀝니다. 이때 수준은 반드시 상위로 추가되는 것은 아닙니다. 기준은 그룹의 크기입니다. 만약 위 표가 "1, 2분기"를 상반기로 "3, 4분기를" 하반기로 구분했었다면, 그리고 그것을 그룹화했다면, "상반기, 하반기"는 연도의 하부 구조가 되고, 이 경우는 그룹의 크기가 연도보다 작으므로 상위 수준이 아니라 하위 수준으로 추가됩니다.
- 최종 "표시/숨기기 단추"를 클릭합니다.
결과 그림처럼 총합계만 볼 수 있게 처리됩니다. 위의 경우 추가된 수준에는 그룹을 하나만 만들었으므로 "표시/숨기기 단추"를 클릭하지 않고 "수준 단축 단추" 1을 눌러도 동일한 결과를 얻을 수 있었을 겁니다.
그럼, 위 상태에서 모든 데이터를 보려면 "수준 단축 단추" 중 무엇을 눌려야 할까요? 퀴즈입니다.
"단축"의 의미를 이해하셨다면 정답을 예측하셨을 것으로 생각합니다. 정답은 "3"입니다. "수준 단축 단추" 2는 2수준의 그룹들을 단축(숨기기)하는 것이죠. 2수준은 분기들을 그룹으로 묶은 것이고, 묶은 그룹을 모두 단추(숨김) 처리해 보여줍니다. 즉 그룹이 없는 3수준 단축 단추를 클릭해야 모두 볼 수 있게 된다는 것이죠. 추가로 이 얘기는 그룹을 만들면, 만드는 순서와는 관련 없이 무조건 그룹을 만들지 않은 최하위 수준이 반드시 하나가 있어야 한다는 얘기가 됩니다. 그래야 모든 데이터를 볼 수 있으니까요.
그룹 기능의 정리- 그룹을 만들면 그룹별 "표시/숨기기 단추"와 "수준 단축 단추"로 구성된 "개요"를 만들고 반드시 그룹으로 묶인 수준과 그룹이 없는 수준을 만든다.
- 각 그룹은 "표시/숨기기 단추"로 숨기기도 보이기도 할 수 있다.
- 동일한 수준의 모든 그룹은 "수준 단축 단추"를 통해 한꺼번에 숨기기 한다.
- 모든 데이터를 보기 위해선 최하위 "수준 단축 단추"를 클릭해야 한다.
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