ITQ 엑셀 시험 [제2작업]에서 2가지 유형이 출제된다고 했었고 1차와 2차 시험 풀이를 통해 모두 알아보았습니다. [제3작업]도 마찬가지로 2가지 유형이 출제된다고 했었죠. 1차에서 "부분합"에 대해 알아보았고, 이제부터 다른 유형인 "피벗 테이블"에 대해 알아보겠습니다. "피벗 테이블"은 엑셀이 제공하는 기능 중에서도 손에 꼽는 효율적인 기능입니다. 클릭 몇 번으로 많은 함수를 사용해야만 할 수 있는 작업을 간단하게 처리할 수 있는 기능입니다.
"피벗 테이블"의 사용법은 매우 간단하지만, 개념적으로는 조금 복잡합니다. 그리고 ITQ 엑셀 시험에 출제되는 "피벗 테이블"은 정렬과 옵션까지 처리하는 형태여서 한 번에 개념을 익히기엔 조금 어렵지 않을까 생각합니다. 반복해서 출제 문제를 풀어보시고 사용법을 이해하셨으면 합니다.
일단 이 강좌에선 피벗 테이블을 만드는 방법만 진행하겠습니다. 그전에 "피벗 테이블"의 개념과 기본 사용법을 자세히 소개한 아래 강좌는 꼭 보시고 돌아와 주시길 바랍니다.
제시된 문제의 ≪조건≫은 위와 같습니다. 일단 작업할 데이터는 [제1작업] 표를 활용해야 합니다. 다음, ≪조건≫을 보고 피벗 테이블로 만들 항목은 무엇인지 판단한 후 ≪출력형태≫를 확인하고 각 항목이 "행, 열, 값" 중 어느 위치에 들어갈지를 결정하면 피벗 테이블이 완성되겠습니다.
1. 피벗 테이블 삽입하기
- 시트 탭에서 제1작업을 클릭해서 이동합니다.
- [제2작업] 시 [제1작업] 시트의 범위를 복사했으므로 이미 범위가 선택된 상태입니다. 범위 선택이 되어 있지 않다면 B4:H12 셀 범위를 클릭 드래그하여 범위 선택합니다.
- 이론적으론 J12까지 범위로 선택해도 되지만 "순위"와 "평가"는 피벗 테이블로 만들 필요가 없고 이미 범위가 선택되어 있으니 그대로 사용하는 것이 편합니다.
- 이때 13, 14행은 레코드가 아니므로 선택하면 절대 안 됩니다. - "삽입 > 피벗 테이블"을 클릭합니다. ⇒ "표 또는 범위의 피벗 테이블" 대화 상자가 나옵니다.
- 피벗 테이블을 [제3작업] 시트에 만들어야 합니다. [제3작업] 시트는 이미 만들어 두었으니 "기존 워크시트"를 클릭합니다. ⇒ 위치가 활성화되고 커서가 깜박입니다.
- 시트 탭에서 "제3작업"을 클릭합니다. ⇒ 대화상자 위치란에 "제3작업!"이 자동 작성되고, 당연히 시트의 위치는 [제3작업] 시트로 이동됩니다.
- 피벗 테이블로 시작할 셀(B2)을 클릭합니다. ⇒ 대화상자 위치란 "제3작업!" 뒤로 선택한 셀 위치가 절대 참조됩니다.
- 최종 확인 버튼을 클릭합니다. ⇒ "표 또는 범위의 피벗 테이블" 대화상자가 닫히고 "피벗 테이블 필드" 작업창이 나옵니다.
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2. 피벗 테이블에 항목 배치하기
지금까지 피벗 테이블을 만들기 위해 테이터를 선택하고 위치를 결정한 작업이었습니다. 이제부터가 피벗 테이블을 만드는 핵심 작업입니다. 선택한 테이터 중 무엇을 열, 행, 값으로 배치하냐는 것입니다. 실무에서는 여기서 고민하게 됩니다. 어떻게 배치하냐에 따라 피벗 테이블의 모습과 결과가 달라지기 때문입니다.
하지만 ITQ 시험에서는 고민할 필요가 없습니다. ≪출력형태≫로 결과를 미리 볼 수 있으니 ≪출력형태≫대로만 배치하면 됩니다.
- 작업창에서 "지역"을 클릭 드래그하여 "열" 영역으로 가지고 옵니다. ⇒ 피벗 테이블에 지역별 "열 레이블"이 나타납니다.
- 이어서 "최고월매출(단위:원)"을 클릭 드래그하여 '행" 영역으로 가지고 옵니다. ⇒ 피벗 테이블에 "행 레이블"이 나타납니다.
- "가맹점"을 클릭 드래그하여 "값" 영역으로 가지고 옵니다. ⇒ 피벗 테이블에 "개수 : 가맹점"이 나타납니다.
- 이렇게 값이 추가 되면 작업창 "열" 영역에 "∑값"이 자동으로 추가됩니다. - 같은 방법으로 "최고일매출(단위:원)"도 클릭 드래그하여 "값" 영역으로 가지고 옵니다. ⇒ 피벗 테이블 "개수 : 가맹점" 옆으로 "합계:최고일매출(단위:원)"도 추가됩니다.
피벗 테이블이 만들어졌지만, 마지막에 가져온 "최고일매출(단위:원)"은 "합계"가 아니라 "평균"이어야 합니다.
기본적으로 숫자 값을 갖는 항목은 위처럼 "합계"로 반환됩니다. 숫자 값이 아니라 문자 값을 갖는 항목은 "합계"를 반환할 수 없으므로 "개수"로 가져옵니다. "가맹점"이 개수가 된 이유입니다. 그럼 "최고일매출(단위:원)"은 "합계"가 아니라 "평균"으로 바꿔야겠죠.
- 작업창 값 영역에서 "평균"으로 바꿔야 하는 "합계:최고일매출(단위:원)"을 클릭합니다. ⇒ 관련해서 처리할 수 있는 팝업이 나옵니다.
- "값 필드 설정"을 클릭합니다. ⇒ 값 필드 설정 대화상자가 나옵니다.
- "선택한 필드의 데이터"가 "합계"에 선택되어 있습니다. "평균"을 클릭해서 변경합니다.
- 최종 확인 버튼을 클릭합니다. ⇒ 작업창 값 영역과 피벗 테이블 "합계 : 최고일매출"이 "평균 : 최고일매출"로 변경됩니다.
피벗 테이블이 완성되었습니다. 이제부터는 특별히 작업창에서 해야 할 작업은 없습니다. 작업창 우측 상단의 닫기(X) 버튼을 클릭하고 작업창을 닫습니다.
만약 작업창 다시 필요해진다면 피벗 테이블의 아무 셀이나 선택하고 "피벗 테이블 > 필드 목록"을 클릭해서 다시 띄울 수 있습니다. 물론 모니터 화면이 커서 작업에 지장이 없다면 닫지 않으셔도 됩니다. 하지만 나중에 이 파일을 보는 사람에게 굳이 작업창을 보여줄 필요는 없으므로 최종적으로는 닫아 주는 것이 좋습니다. 매너 같은 것이죠.
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