지난 강좌에 이어 데이터 표의 셀 서식을 처리하겠습니다. 엑셀에서 가장 기본이 되는 셀은 "위치, 값, 서식"으로 나눌 수 있습니다.
그중에서도 가장 많은 부분을 차지하는 부분은 역시 "셀 서식"입니다. "셀 서식"은 셀에 입력한 값을 제외한 모든 표현 방식입니다. "채우기, 선, 정렬, 글꼴" 등 눈으로 구분할 수 있는 모든 것입니다. 하지만 셀의 너비와 높이는 "셀 서식"에 포함되지 않습니다. 서로 다른 셀의 너비와 높이는 분명 눈으로 구분되지만, 엑셀에서 각 셀의 너비와 높이는 열 머리글과 행 머리글에 속하게 되어 "셀 서식"에는 제외됩니다. 그런 이유로 서식 복사를 진행해도 너비와 높이는 가져올 수 없는 것이죠.
"셀 서식"에 대해 잘 모르시거나 자세한 사용법을 알고 싶다면 "엑셀 기초" 강좌 편에서 제목이 "셀 서식~"으로 시작하는 것들을 클릭하여 모두 보시면 도움이 되리라 생각합니다. 여기서는 작성 요령을 주로 설명하겠습니다.
이전 강좌에서 [제1작업]의 전체적인 순서를 정리했습니다.
❶ 데이터 입력 > ❷ 셀 병합 > ❸ 선 처리 > ❹ 셀 정렬 > ❺ 색 채우기 > ❻ 열 너비 조정
이렇게 정리했고 현재 ❶, ❷는 처리된 상태입니다. 이전 강좌를 못 보신 분들은 보시고 오시길 바랍니다. "❸ 선처리"를 이어서 진행하겠습니다.
3. 선 처리
시험지를 확인하면 위 그림과 같습니다. 표에 모든 선이 검정으로 처리되었고, 전체 외각 테두리는 두껍게 보입니다. 그리고 레이블(항목 4행) 아래 테두리와 레코드(항목당 데이터값이 입력된 부분) 마지막 행(12행) 아래 테두리가 두껍게 보입니다. F13:F14는 비었다는 표시를 하기 위해 "X" 모양으로 선 처리된 것도 확인됩니다.
확인된 순으로 진행합니다.
- B4:J14를 클릭 드래그하여 범위 선택합니다.
- 홈 탭 > 테두리 옆 펼침 버튼(∨)을 누르고 "모든 테두리"를 클릭합니다. ⇒ 선택한 범위의 모든 셀에 검정 테두리가 생깁니다.
- 선 색을 변경하지 않았다면 기본 검정 선으로 처리됩니다. - 다시 홈 탭 > 테두리 옆 펼침 버튼(∨)을 누르고 "굵은 바깥쪽 테두리"를 클릭합니다. ⇒ 전체 외각 테두리가 두껍게 처리됩니다.
- 레코드 셀 범위(B5:J12)를 클릭 드래그하여 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 테두리가 이미 "굵은 바깥쪽 테두리"로 선택된 상태이니 테두리 아이콘을 클릭합니다.
- 이전에 선택한 테두리를 다시 적용할 때는 굳이 펼침 버튼(∨)을 클릭해 선택할 필요 없습니다. 그냥 아이콘을 클릭하여 적용하는 것이 효율적입니다.
- 이렇게 적용하면 물론 선택 범위의 좌·우측 테두리고 변경하는 것이지만 어차피 동일한 두께이니 신경 쓸 필요 없습니다. 오히려 한 번 클릭으로 위·아래 테두리를 모두 처리할 수 있다는 장점이 있습니다.
- F13 셀을 클릭 선택한 후 ctrl+1을 누릅니다. ⇒ 셀 서식 대화상자가 나옵니다.
- "ctrl+1"은 셀 서식 대화상자를 띄우는 단축키입니다. - "테두리"를 클릭합니다.
- 하단에서 좌·우측 대각선 버튼을 클릭합니다.
- 최종 확인 버튼을 클릭합니다. ⇒ 선택한 셀(F13)에 대각선이 적용됩니다.
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4. 셀 정렬
선 처리가 끝났으니, 정렬을 진행합니다. ITQ 엑셀 시험에서는 정렬 원칙이 있습니다. 시험지 ≪조건≫을 보겠습니다.
글꼴 설정은 이미 했으니 넘어가면 됩니다. 셀의 정렬은 기본 가운데, 숫자·회계 서식은 오른쪽, 예외적인 것은 시험지의 ≪출력형태≫대로 만들라는 것입니다.
그리고 애매한 것이 있는데, 아직 작성하지 않은 (1), (2), (3), (4), (5), (6)입니다. 얘네들은 구글링해 본 결과 정렬 상태가 점수에는 반영되지 않는 것 같습니다. 하지만 시험지 어디에도 그런 얘기는 없으니 가능한 숫자로 판단된다면 오른쪽 정렬로 맞춰주는 편이 좋을 것 같습니다.
(1)은 "판매경로"이니 문자로 생각됩니다. 가운데 정렬이겠죠.
(3), (4), (5), (6)도 명확하게 ~개수, ~수량, ~가격이니 숫자로 판단됩니다. 오른쪽 정렬입니다.
그런데 문제는 (2)입니다. "판매순위"죠. 당연히 숫자로 판단되니 오른쪽 정렬 같지만, 특이하게 이렇게 "순위"로 나오는 것의 정답은 가운데 정렬로 처리하고 있습니다. 대부분의 시험에서 그러하니 이왕이면 "~순위"로 나오는 것은 가운데 정렬하는 것이 좋겠습니다. 제 생각에는 오른쪽 정렬을 하더라고 감점될 것 같진 않지만, 어쨌든 정답지 형태로 기억해 두는 것이 좋겠습니다. "~순위"는 가운데 정렬하는 것으로...
그럼, 정렬 진행하겠습니다. 일단 기본이 가운데 정렬이니 작성한 표의 모든 셀을 가운데 정렬합니다.
- 작성된 표의 모든 범위(B4:J14)를 클릭 드래그하여 범위 선택합니다.
- 홈 탭 > 가운데 정렬을 클릭합니다. ⇒ 선택한 범위가 모두 가운데 정렬로 변경됩니다.
이제 숫자로 판단되는 셀만 다시 범위로 선택하고 오른쪽 정렬하면 됩니다.
- G5:H12를 클릭 드래그하여 범위 선택합니다.
- ctrl키를 누른 채 E13:E14를 클릭 드래그하여 추가로 범위 선택합니다.
- ctrl키를 누른 때 클릭이나 클릭 드래그하면 떨어져 있는 셀을 추가 선택할 수 있습니다. - 다시 ctrl키를 누른 채 J13:J14를 클릭 드래그하여 추가로 범위 선택합니다.
- 홈 탭 > 오른쪽 정렬을 클릭합니다. ⇒ 선택 범위가 오른쪽 정렬됩니다.
- 홈 탭 > 쉼표 스타일(,)을 클릭합니다. ⇒ 판매가격에 천 단위 구분 기호 쉼표(,)가 나타납니다.
- 쉼표(,)는 여기서 천 단위마다 생기게 되고 이때 표시 형식은 "일반"에서 "회계"로 변경됩니다.
- "판매가격" 항목 외에는 숫자가 천을 넘지 않아 천 단위 구분 기호가 필요 없어 보이지만 어차피 천을 넘지 않으면 쉼표가 생기지 않을 테니 모두 적용해도 무방합니다.
사실 "회계" 서식은 굳이 오른쪽 정렬을 하지 않더라고 자동으로 우측 정렬됩니다. 불필요한 작업이지만 시험지에 언급되어 있으니 해 주시길 바랍니다.
그리고 "표시 형식"에 대해 조금 더 언급하겠습니다. 엑셀을 사용하다 보면 언제가 "표시 형식"의 중요성을 체감하게 됩니다. ITQ 엑셀 시험에는 "표시 형식"과 관련해 많은 것을 물어보고 있진 않아서 더 이상 설명하진 않겠습니다. 하지만 계속해서 엑셀을 사용해야 한다면 어느 순간에는 반드시 맞닥뜨리게 될 테니, 그때를 대비해 지금이 아니더라도 공부해 놓으시길 추천합니다.
자세한 사항은 "엑셀 기초" 강좌에서 제목이 "셀 서식 - 표시 형식~"으로 시작하는 것들을 모두 보시면 됩니다. 위에서 쉼표를 누르는 것이 왜 "회계" 서식으로 바뀌는지 충분히 이해하실 수 있을 것입니다.
5. 색 채우기
다음, 색 채우기입니다. 시험지 ≪조건≫을 보면,
이렇게 돼 있습니다. 별거 없습니다. ≪출력형태≫처럼 주황색을 채우라는 것이죠. 위 정렬에서 떨어진 셀을 ctrl+클릭 드래그하여 추가 선택한 것처럼 간단하게 처리할 수 있습니다.
- 레이블(B4:J4)을 클릭 드래그하여 범위 선택합니다.
- ctrl키를 누른 채 G14 셀을 클릭합니다.
- 다시 ctrl키를 누른 채 I14 셀을 클릭합니다.
- 빠르게 하고 싶다면 ❷ 단계에서 ctrl키에서 손을 떼지 않고 계속 누른 채 I14 셀을 클릭하셔도 됩니다. - 홈 탭에서 채우기 색 우측 펼침 버튼(∨)을 클릭하고 표준색에서 주황을 클릭합니다. ⇒ 선택 범위의 색이 주황으로 바뀝니다.
- 각 색에는 명칭이 있습니다. 주황색과 비슷한 색을 선택하는 것이 아니고 반드시 명칭이 "주황"인 것을 선택해야 합니다.
- 각 색의 명칭은 해당 색에 마우스를 위치시키고 잠깐 기다리면 힌트로 알려줍니다.
6. 열 너비와 행 높이
남은 것은 열 너비 조정입니다. 열 너비는 ≪조건≫에 제시된 정확한 수치가 없으므로 ≪출력형태≫를 참고하여 유사한 너비로 맞추면 됩니다.
열 너비는 열 머리글의 우측 경계선을 클릭 드래그하여 간단하게 조정할 수 있습니다. 그런데 이때 만약 화면을 확대하셨다면 100%로 다시 축소하신 뒤 너비를 조정하는 편이 좋습니다. 화면을 확대한 상태에서 열 너비와 행 높이를 조정했을 경우 다시 화면은 100%로 축소하면 생각하지 않은 너비로 조정될 수 있기 때문에 미리 방지하는 것입니다.
- 열 머리글에서 조정할 열의 우측 경계선에 마우스를 위치시키고 마우스의 모양이 "
"로 변하는 것을 확인한 뒤 우측으로 클릭 드래그합니다.
나머지 열도 ≪출력형태≫를 확인하면서 동일한 방법으로 클릭 드래그하여 시험지 형태로 조정합니다.
다음, 행 높이도 조금 크게 조정하겠습니다. 행 높이는 5행에서 13행까지는 동일한 높이로 보이니 범위 선택 후 한꺼번에 조정할 수 있습니다.
- 행 머리글에서 5:13을 클릭 드래그하여 선택합니다.
- 역시 마우스를 13행 아래 경계선으로 이동하여 마우스 모양(
)을 확인하신 뒤, 조금만 아래로 클릭 드래그하여 행 높이를 변경합니다.
- 기준 높이를 갖는 행은 클릭 드래그할 경계선을 포함하는 13행입니다. 즉 변경할 높이는 13행의 높이가 되고 선택 범위 나머지 행은 모두 13행의 높이를 따라가게 됩니다.
- 이때 드래그 시 힌트로 변경할 높이를 알려 줍니다. 대략 22픽셀에서 25픽셀 정도면 적당해 보입니다.
조금 더 설명하면, 선택한 범위의 높이를 지금 드래그한 높이까지로 조정하겠다는 뜻이 아닙니다.
기준이 되는 행(위에서는 12행)의 높이만큼 선택한 모든 행의 높이를 각각 다 조정하겠다는 의미여서 전체적으로는 굉장히 크게 변하게 됩니다.
열 너비와 행 높이 역시 "기초 강좌"에 자세히 설명되어 있으니 필요한 분께서는 아래 강좌를 클릭하시고 보시기 바랍니다.
4행과 14행의 높이도 조정하고 싶다면 같은 방법으로 변경합니다. 제가 보기엔 이 시험에서는 ≪출력형태≫와 별로 차이 나 보이지 않으니 그냥 넘어가도 될 것 같습니다.
하지만 다른 시험에서는 다소 차이가 보이는 것들도 있으니, 확인은 하셨으면 합니다.
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