파워포인트의 이해 및 화면 구성

파워포인트는 크게 보면 2가지 목적으로 사용합니다. 첫째는 전달하고자 하는 사항을 효과적으로 디자인하고 종이로 출력하여 알리고자 하는 사람들에게 배포하는 용도입니다. 사실 이 경우는 파워포인트보다는 아래한글이나 MS WORD를 사용하는 편이 편합니다. 전달할 내용을 충분히 작성만 하면 되니까요. 물론 파워포인트를 사용하면 강력한 디자인 기능을 사용할 수 있다는 장점이 있습니다만 그래도 문서를 작성하는 것은 역시 아래한글이나 MS WORD가 편한 건 어쩔 수 없습니다.

다음 두 번째는 프레젠테이션 용도입니다. 바로 이 용도가 실제로 파워포인트를 사용하는 기본적인 목적입니다. 

이 목적 때문에 파워포인트에서의 작업을 "문서"라 칭하지 않고 "프레젠테이션"이라 칭하는 것이죠. 그만큼 프레젠테이션에 특화되어 있다는 것입니다. 프레젠테이션이란 많은 사람에게 정보나 계획 또는 의견 등을 발표하고 설명하는 행위죠. 파워포인트가 있기 전에도 큰 전지나, OHP라는 것으로 사용했었고 박물관 같은 곳에서는 슬라이드 영사기를 사용했었죠. 하지만 PC가 보편화되고 영사기의 자리를 빔 프로젝터가 차지하면서 더 이상 소규모 그룹에서도 종이나 영사기를 사용할 필요가 없어졌습니다. 파워포인트를 사용하면 멋진 디자인, 효과적인 애니메이션을 통해 전달력 좋은 프레젠테이션을 만들 수 있게 되었기 때문입니다. 더불어 전달할 내용의 수정도 너무도 간단히 처리할 수 있게 된 것이죠.

파워포인트를 본연의 목적인 프레젠테이션용으로 사용하기 위해선 잊지 말아야 할 것이 몇 가지 있습니다.

보통 문서로 내용을 전달할 때는 충분히 설명하는 것이 맞겠지만 프레젠테이션에서는 너무 많은 설명은 오히려 독이 됩니다. 어차피 발표자가 전달할 내용을 설명할 것이기 때문에 핵심 내용만 보여주는 것이 좋습니다. 그리고 많은 사람이 봐야 하는 것이기 때문에 큰 글씨로 작성해야 하는 것이 핵심입니다. 간혹 프리젠테이션의 경험이 부족한 분들은 많은 것을 전달하려는 욕심 때문에 작은 글씨와 화려한 디자인을 선호하는데 매우 잘못된 방법입니다. 단순한 디자인과 애니메이션을 사용하여 전달하고자 하는 핵심만 표현하는 것이 구구절절한 설명보다 훨씬 효과적입니다. 

이 강좌를 통해 기본적인 파워포인트의 기능을 익히고, 자격증도 취득하고, 절제되고 전달력 좋은 프레젠테이션을 만들 수 있게 되시길 빌며 ITQ 파워포인트 강좌를 시작해 보겠습니다.

그럼, 파워포인트 화면 구성부터 확인해 보겠습니다. 파워포인트를 실행해 주세요.

첫 실행 화면은 위와 같습니다. 새로 만들기에는 기본 "새 프레젠테이션"이 있고 나머지는 이미 디자인된 프레젠테이션입니다. 이것들은 내용만 변경하여 사용할 수 있도록 파워포인트가 친절히 제공해 주는 것들입니다. 아래 최근 항목에는 이미 열어본 프레젠테이션들이 나타납니다. 위처럼 없다면 그동안 파워포인트 프레젠테이션을 열어 본 것이 없는 것입니다. "새 프레젠테이션"을 클릭합니다.

각 부분의 명칭은 위와 같습니다. 기본적으로 이 영역들은 외우셔야 합니다. 몇 개 안 되니 꼭 기억해 주세요. 기능들은 천천히 설명하겠지만 기능을 사용하기 위한 위치는 어디인지 파악할 수 있어야 합니다. 

일단 탭 메뉴를 아무거나 눌러 보세요. 탭 메뉴를 누르는 순간 리본 메뉴가 바뀝니다. 리본 메뉴는 탭 메뉴에 속해 있는 기능들입니다. 각 기능을 찾아가기 위해선 탭 메뉴를 클릭하고 리본 메뉴에서 찾아서 클릭하여 적용하는 것입니다. 그리고 가장 많은 영역을 차지하는 것은 슬라이드 영역입니다. 이 부분이 이제 우리가 가장 많이 작업하는 작업 창입니다. 문서 프로그램(아래한글, 워드)에서는 보통 문서 편집 창이라고 하죠. 그런데 파워포인트는 슬라이드라 칭합니다. 슬라이드 영사기의 필름 슬라이드에 해당하는 녀석이니 문서보다는 슬라이드라 칭하는 것이 더 어울립니다.

이번 강좌는 간단히 여기까지만 진행하겠습니다. 화면 구성 영역들의 명칭은 기억해 주시고요. 다음 강좌에서 기본적인 글쓰기와 그림 삽입을 해 보겠습니다.